7.1.1.1. Funktion

Ihre organisatorischen Bedürfnisse festzulegen und wie ein Drucker diesen Bedürfnissen gerecht werden kann ist ein grundlegendes Kriterium bei der Bestimmung der richtigen Art von Drucker für Ihren Anwendungsbereich. Die wichtigste Frage, die sich hierbei stellt, ist "Was muss bei uns ausgedruckt werden?" Da es speziell ausgerichtete Drucker zum Drucken von Text, Bildern oder jeglicher Variation davon gibt, sollten Sie sicher gehen, dass Sie das richtige Werkzeug für Ihre Zwecke beschaffen.

Wenn zum Beispiel der Bedarf nach hoch-qualitativen Farbbildern auf professionellem Kunstdruckpapier besteht, wird empfohlen einen Farbstoffsublimationsdrucker oder einen Farbdrucker mit Thermal-Wachs-Übertragung anstatt eines Laserdruckers oder Anschlagdruckers zu verwenden.

Umgekehrt sind Laser- oder Tintenstrahldrucker bestens geeignet zum Drucken von Rohentwürfen oder Dokumenten, die zum internen Gebrauch bestimmt sind (solche Massen-Drucker werden normalerweise als Arbeitsgruppen-Drucker bezeichnet). Die Bedürfnisse des Alltagsbenutzers zu bestimmen, erlaubt Systemadministratoren den richtigen Drucker für die jeweilige Arbeit ausfindig zu machen.

Andere Faktoren, die ebenso in Betracht gezogen werden müssen, sind Features wie Duplexing — die Fähigkeit auf beiden Seiten eines Papierblattes zu drucken. Herkömmliche Drucker konnten lediglich auf einer Seite eines Blattes drucken (auch als Simplex-Druckvorgang bekannt). Die meisten einfacheren Druckermodelle haben auch heutzutage noch kein standardmäßiges Duplexing. Solche Erweiterungen können einmalige Kosten erheblich in die Höhe treiben. Jedoch auf lange Sicht gesehen kann Duplex-Drucken die Kosten über einen längeren Zeitraum hinweg reduzieren, indem Papier eingespart wird und dadurch die Kosten im Bereich der Verbrauchsmaterialien gesenkt werden können — hauptsächlich Papier.

Ein anderer Faktor, der in Betracht gezogen werden sollte, ist die Papiergröße. Die meisten Drucker können mit den gängigen Papiergrößen umgehen:

• Letter — (8 1/2" x 11")

• A4 — (210mm x 297mm)

• JIS B5 — (182mm x 257mm)

• Legal — (8 1/2" x 14")

Wenn bestimmte Abteilungen (wie zum Beispiel Marketing oder Design) spezielle Bedürfnisse haben, wie die Erstellung von Postern oder Bannern, so gibt es auch sogenannte Großformat-Drucker, die auch A3-Format (297mm x 420mm) oder kleinformatige Zeitungen (11" x 17") drucken können. Zusätzlich dazu gibt es Drucker, die auch fähig sind sogar noch größere Größen zu drucken, welche aber zumeist nur zu speziellen Zwecken, wie dem Ausdrucken von Plänen benutzt werden.

Zusätzlich dazu sollten High-End-Funktionen, wie zum Beispiel Netzwerkmodule für Arbeitsgruppen- und Drucken von entfernten Einsatzorten in den Evaluierungsprozess miteinbezogen werden.

7.1.1.2. Kosten

Die Kosten sind ein weiterer Faktor, der bei der Drucker-Auswertung in Betracht gezogen werden sollte. Jedoch ist die Festlegung der einmaligen Kosten bei der Anschaffung des Druckers selbst nicht ausreichend. Es gibt andere Kosten, die ebenso in Betracht gezogen werden müssen, wie zum Beispiel Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile und Wartung sowie auch Zusätze.

Wie der Name schon sagt, ist Verbrauchsmaterialien ein Allgemeinbegriff, der die Materialien beschreibt, welche während des Druckvorganges aufgebraucht werden. In diesem Falle sind die Verbrauchsmaterialien vorwiegend Druckmedium und Tinte.

Das Medium ist das Material, auf dem der Text oder das Bild ausgedruckt wird. Die Auswahl des Mediums hängt absolut von der Art von Information ab, die ausgedruckt werden soll.

Wenn Sie zum Beispiel einen Ausdruck eines digitalen Bildes machen möchten, so ist dabei ein spezielles Kunstdruck- oder Hochglanzpapier erforderlich, welches auch für einen längeren Zeitraum natürlicher oder künstlicher Beleuchtung ausgesetzt werden kann und ebenso eine genaue Farbwiedergabe gewährleistet. Diese Vorzüge werden auch als farbecht bezeichnet. Für Dokumente, die eine spezielle Archivierungsgüte erfordern (wie zum Beispiel Verträge, sonstige rechtliche Papiere und permanente Aufzeichnungen), sollte ein mattes (oder Nicht-Glanz-) Papier verwendet werden. Die Stärke (oder Dicke) des Papiers spielt ebenfalls eine große Rolle, da manche Drucker eine Papierweiterführung besitzen, die nicht geradlinig, bzw. auf einer Ebene verläuft. Die Benutzung von zu dünnem ode zu dickem Papier kann dabei zu Papierstaus führen. Manche Drucker können ebenfalls auf transparentem Papier drucken, was die Abbildung der gedruckten Information mittels Projektor auf einer Leinwand während Präsentationen möglich macht.

Spezial-Medien, wie oben beschrieben können die Kosten der Verbrauchsgüter erheblich beeinflussen und sollten bei der Beurteilung von Druckerbedürfnissen miteinbezogen werden.

Tinte ist ein Allgemeinbegriff, wenn auch nicht alle Drucker flüssige Tinte verwenden. Zum Beispiel benutzern Laserprinter eine Art Pulver, auch als Toner bezeichnet, während Anschlagdrucker in Tinte getränkte Farbbänder benutzen. Es gibt auch Spezialdrucker, welche die Tinte während des Druckvorganges aufheizen, während andere Drucker kleinste Tröpfchen Tinte auf das jeweilige Medium sprühen. Die Wiederbeschaffungskosten können daher enorm variieren und hängen auch davon ab, ob der Tintenbehälter wiederbefüllbar ist oder ob ein gänzlicher Austausch der Tintenpatrone erforderlich ist.