1.2. Alles dokumentieren

Leider ist dies meistens nicht der Fall. Selbst wenn ein Systemadministrator dies ernst meint, ist jedoch die Natur des Jobs meistens zu chaotisch, um irgendetwas "später" zu erledigen. Noch schlimmer, je länger man die Aufgabe herauszögert, desto mehr wird vergessen, was zu einem weniger detaillierten (und daher auch weniger hilfreichen) Dokument führt.

Wenn Sie nicht zufällig ein photografisches Gedächtnis haben, ist die Chance, dass Sie sich genau an alles erinnern, relativ gering. Oder noch schlimmer; Sie erinnern sich nur an die Hälfte und merken nicht, dass Sie einen wesentlichen Teil vergessen haben. Meist führt dies zu enormer Zeitverschwendung, wenn Sie nämlich entweder versuchen, das Vergessene neu zu lernen oder Reparaturen durchführen müssen, weil Sie durch Ihr Halbwissen etwas kaputt gemacht haben.

Während dies vielleicht eine Zeit lang funktioniert, führt dies zwangsläufig zu weniger — nicht mehr — Job-Sicherheit. Überlegen Sie sich einmal, was bei einem Notfall passiert. Sie sind vielleicht nicht da; Ihre Dokumentation jedoch rettet die Situation, weil jemand anderes das Problem in Ihrer Abwesenheit dadurch lösen kann. Und vergessen Sie niemals, dass Notfälle immer dann auftreten, wenn das Management gerade genau hinsieht. In diesen Fällen ist es besser, dass Ihre Dokumentation Teil der Lösung ist und nicht Ihre Abwesenheit Teil des Problems.

Zusätzlich dazu, wenn Sie Teil eines kleinen, jedoch wachsenden Unternehmens sind, besteht irgendwann vielleicht der Bedarf an einem zweiten Systemadministrator. Wie kann dieser jedoch lernen, wenn sich alles in Ihrem Kopf befindet? Das Versäumen der Dokumentation kann Sie auch so unersetzlich machen, dass Sie sich damit jegliche Aufstiegschancen im Unternehmen verbauen. Sie könnten dann z.B. für die Person arbeiten, die eingestellt wurde, um Ihnen zu helfen.

Richtlinien sind dazu geschrieben, die Beziehung zwischen Ihnen und den Benutzern klar darzulegen und in Form zu fassen. Dies gibt dem Benutzer klar vor, wie deren Anfragen nach Ressourcen und/oder Unterstützung behandelt werden. Die Art, wie diese Richtlinien an die Community weitergeben werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Prozesse sind Schritt-für-Schritt Abfolgen von Aktionen, die durchgeführt werden müssen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Zu dokumentierende Prozesse sind z.B. Backup-Prozesse, Benutzeraccount-Prozesse, Problem-Reporterstellungs-Prozesse usw.. Wie bei der Automatisierung gilt auch für Prozesse: wird ein Prozess mehr als einmal ausgeführt, so ist es sinnvoll, diesen zu dokumentieren.

Ein großer Teil der Arbeit eines Systemadministrators bezieht sich auf das Durchführen von Änderungen — das Konfigurieren von Systemen für die bestmögliche Leistung, das Ändern von Skripten, das Modifizieren von Konfigurationsdateien, usw.. Alle diese Änderungen sollten dokumentiert werden. Ansonsten werden Sie in Zukunft vielleicht von den Änderungen verwirrt, die Sie ein paar Monate zuvor durchgeführt haben.

Einige Unternehmen verwenden komplexere Methoden für das Verzeichnen von Änderungen, aber in den meisten Fällen ist eine einfache Änderungsübersicht am Anfang einer modifizierten Datei alles, was nötig ist. Jeder Eintrag in dem Änderungsüberblick sollte zumindest folgendes enthalten:

• Den Namen oder die Initialen derjenigen Person, die die Änderungen durchführt

• Das Datum der Änderung

• Der Grund für die Änderung

Dies resultiert in kurzen, jedoch sinnvollen Angaben:

ECB, 12-Juni-2002 — Aktualisierter Eintrag für neuen Drucker für die Buchhaltungsabteilung (um die Fähigkeit des Ersatzdruckers, Duplex zu drucken, zu unterstützen)