| Red Hat Enterprise Linux 4: Introducción a la administración de sistemas | ||
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Si se les da la opción de seleccionar entre instalar un nuevo servidor y escribir un documento procedimental sobre como realizar copias de seguridad, el administrador promedio escogería instalar un nuevo servidor. Aunque esto no es para nada inusual, usted debe documentar lo que hace. Muchos administradores de sistemas posponen la preparación de la documentación necesaria por una variedad de razones:
Desafortunadamente, esto usualmente no es verdad. Aún si el administrador realmente tiene la intención de hacerlo, la naturaleza del trabajo es tal que las tareas diarias son usualmente demasiado caóticas para "hacerlo más tarde". Peor aún, mientras pasa más tiempo más se olvida, llevando a un documento mucho menos detallado (y menos útil).
A menos que usted sea uno de esos raros individuos con una memoria fotográfica, usted no se recordará. O peor aún, sólo recordará la mitad, sin darse cuenta de que le falta la historia completa. Esto conduce a una pérdida de tiempo tratando de reaprender lo que ha olvidado o reparando lo que echó a perder debido a un entendimiento incompleto de la situación.
Aunque esto puede funcionar por un tiempo, invariablemente conduce a menos — no más — seguridad laboral. Piense por un momento lo que puede pasar durante una emergencia. Puede que usted no esté disponible, la documentación puede salvar el día dejando que alguien más resuelva el problema en su ausencia. Nunca olvide que las emergencias tienden a ocurrir justo cuando la gerencia está más atenta. En tales casos, es mejor tener la documentación como parte de la solución a que el problema sea su ausencia.
Además, si es parte de una organización en crecimiento, eventualmente habrá necesidad de otro administrador de sistemas. Cómo puede esta persona aprender a respaldarlo si todo está en su cabeza? Peor aún, el no tener documentación lo puede hacer tan indispensable que no le permitirá avanzar en su carrera. Puede terminar trabajando para la misma persona que fue contratada para asistirlo a usted.
Con suerte, ya le vendimos la idea de los beneficios de la documentación de sistemas. Lo que nos lleva a la siguiente pregunta: ¿Por qué debería documentar? He aquí una lista parcial:
Las políticas son escritas para formalizar y clarificar la relación que usted tiene con su comunidad de usuarios. Estas establecen la forma en que se manejan las solicitudes de recursos o de asistencia. La naturaleza, estilo y método de diseminación de las políticas a su comunidad varían de organización a organización.
Los procedimientos son secuencias de pasos sobre acciones que deben ser tomadas para alcanzar una tarea determinada. Los procedimientos a documentar incluyen procedimientos de respaldo, procedimientos de administración de cuentas de usuarios, procedimientos de reportes de problemas, etc. De la misma manera que la automatización, si un procedimiento es seguido más de una vez, es una buena idea documentarlo.
Una gran parte de la carrera de un administrador de sistemas gira alrededor de ejecutar cambios — configurar sistemas para un máximo rendimiento, ajustar scripts, modificar archivos de configuración, etc. Todos estos cambios deberían estar documentados de alguna forma. De lo contrario, se puede encontrar completamente confundido sobre los cambios que realizó unos meses atrás.
Algunas organizaciones utilizan métodos más complejos para hacer un seguimiento de los cambios, pero en muchos casos una simple revisión histórica al comienzo del archivo que está siendo modificado, es todo lo que se necesita. Como mínimo, cada entrada en la revisión histórica debería contener:
El nombre o iniciales de la persona que está ejecutando el cambio
La fecha en que se realizó el cambio
La razón del cambio
Esto genera entradas concisas pero útiles:
ECB, 12-Junio-2002 — Entrada actualizada para la nueva impresora de Contabilidad (para apoyar la habilidad de impresión duplex de la impresora de reemplazo)