企業のニーズにより、社内の各人に 1 台づつプリンタを割り当てる必要はない場合があります。このような重複支出が割り当て予算に食い込み、他の必需品に影響を及ぼします。各ワークステーションにパラレルまたは USB ケーブル接続するローカルプリンタはユーザーにとっては理想的なソリューションですが、通例、経済的に適しているとは言えません。
プリンタメーカーは部門用(またはワークグループ)プリンタを開発することによりこのニーズに対応しています。このようなマシンは耐久性があり高速で、その消耗品の寿命はロングライフになっています。ワークグループプリンタは一般的にはプリントサーバに接続されます。プリントサーバは、プリントジョブを処理し、適当なプリンタが使用可能な時に出力を送るスタンドアローンデバイス(再構築したワークステーションなど)です。最新の部門用プリンタにはビルドインまたはアドオンのネットワークインターフェースがあるため、専用プリンタサーバの必要性がなくなってきています。