系統管理員所扮演的角色是在可用資源、以及使用這些資源的人與程式間，找到一個平衡。因此，除非您完全了解手頭上的可用資源，否則您將在長期處於資源短缺與壓力之下。
有些資源是顯而易見的：
系統資源，例如可用的處理器能力、記憶體、以及磁碟空間等等
網路頻寬
IT 方面的可用預算
但有些資源就不是那麼的明顯：
操作人員、其他的系統管理員、甚至是助理能提供的服務
時間（通常對有時效性的工作非常重要，例如系統備份）
知識（不管是紀錄在書上、系統文件中，或是在公司工作超過廿年的員工腦子裡）
重要的是要為這些資源做良好的庫存管理，而且要「保持在最新的狀態」 — 對可用資源缺乏警覺心，會比「完全沒有」警覺心還嚴重。